CRM pentru agenții de marketing: retainere, ore și profit pe client
CustomCRM leagă retainerul fiecărui client de orele pontate, de materialele trimise la aprobare și de factura lunară. Vezi pe ce client câștigi și pe care lucrezi în pierdere.
- Pontaj legat direct de retainer
- Aprobări de materiale cu istoric
- Bugete media refacturate separat
Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719
Companii care lucrează cu echipa CustomCRM
Ce probleme rezolvă un CRM pentru o agenție de marketing?
Un CRM pentru agenție de marketing oprește orele lucrate peste retainer, feedback-ul pierdut între email și WhatsApp și bugetele media trecute greșit pe factură. Cauza comună: datele stau în aplicații care nu comunică între ele.
Retainere care consumă mai mult decât plătesc
Clientul cere încă un set de vizuale, încă o variantă de copy, încă un call. Fără pontaj legat de retainer, afli abia la final de trimestru că ai lucrat în pierdere pe el.
Aprobări împrăștiate pe canale
Varianta finală a bannerului e în email, comentariile pe WhatsApp, iar aprobarea dată la telefon nu o mai găsește nimeni. La o dispută pe scope, nu ai istoricul.
Bugete media greu de refacturat
Spend-ul din Meta Ads și Google Ads se adună lunar din conturi diferite și se trece manual pe factură, lângă fee-ul de management. O sumă copiată greșit înseamnă o factură stornată.
Rapoarte lunare adunate de mână
Primele zile din lună se duc pe strâns livrabile, rezultate și ore pentru raportul către client. Account managerul face secretariat în loc de strategie.
Ce module are un soft de management pentru agenții de marketing?
Un soft de management pentru agenție construit în CustomCRM are module pentru retainere, proiecte și campanii, pontaj, aprobări, profitabilitate și ofertare, plus facturare, contractare și e-Factura incluse. Alegi doar modulele pe care echipa ta le folosește.
Clienți și retainere
Fiecare client are retainerul definit: servicii incluse, ore lunare, fee de management și perioada contractului. Primești alertă când pachetul e aproape consumat.
Proiecte și campanii
Campaniile, lansările și proiectele one-off au task-uri, termene și responsabili, pe un kanban de la brief la livrat.
Pontaj și timesheet
Echipa pontează direct pe task, cu cronometru sau la final de zi, deci fiecare oră ajunge la clientul și la proiectul corect.
- Ore facturabile și nefacturabile
- Tarif orar pe rol sau pe client
- Aprobarea timesheet-ului de către team lead
Aprobări de materiale
Vizualele, textele și video-urile se trimit clientului la aprobare din CRM. Fiecare versiune și fiecare rundă de feedback rămân salvate pe material.
Profitabilitate pe client și pe proiect
Raportul pune față în față fee-ul facturat cu costul orelor pontate. Vezi marja pe client, pe proiect și pe departament.
Ofertare și upsell
Ofertele pornesc din șabloane de servicii cu prețurile tale standard. Când un client depășește constant pachetul, ai argumentul pentru un retainer mai mare.
Facturare recurentă și bugete media
Retainerele se facturează automat la data stabilită. Bugetele media intră pe linii separate de fee, cu justificativele atașate.
- Facturi recurente pe retainer
- Refacturare media pe linii distincte
- Remindere de plată la scadență
Contracte și anexe
Contractul-cadru, anexele cu scope-ul fiecărei campanii și actele adiționale se generează din șabloane. Primești alertă înainte de reînnoirea retainerului.
Integrare SPV și e-Factura
Facturile pleacă automat în SPV ANAF, cu status vizibil în CRM. Facturile de la furnizorii din România, de la colaboratori la tipografii, se preiau automat.
Incluse în orice CustomCRM
- FacturareFacturi, proforme și facturi recurente, încasări, scadențe și remindere de plată.
- ContractareContracte, anexe și acte adiționale generate din șabloane, cu alerte de expirare.
- e-Factura SPV ANAFFacturile pleacă automat în SPV, statusul apare în CRM, facturile de la furnizori intră singure.
- Documente și permisiuniArhivă de documente, roluri și permisiuni pe utilizator, istoric complet pe fiecare client.
- Rapoarte și dashboardVânzări, încasări, productivitate și profitabilitate, pe roluri.
- Integrări și APICustomCRM se poate integra cu programul de contabilitate, emailul, calendarul, formularele de pe site și lead-urile din campanii, iar pentru alte sisteme există API.
Vezi modulele acestea pe un exemplu real
În demo îți arătăm fluxul complet pe un caz apropiat de firma ta. Sau începem cu o oră de consultanță gratuită, în care analizăm procesul tău.
Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719
Cum arată lucrul într-o agenție de marketing cu CustomCRM?
Cu CustomCRM, agenția lucrează de la lead la încasare în aceeași aplicație, iar oferta, briefurile, pontajul, aprobările și factura stau pe fișa clientului.
Lead și ofertă
Lead-ul vine din formularul de pe site sau din Facebook Lead Ads și intră direct în pipeline. Account managerul trimite oferta din șablon.
Contract și onboarding
La acceptare, contractul și anexa cu serviciile se generează automat. Retainerul se activează cu orele și fee-ul convenite.
Brief și execuție
Briefurile devin task-uri cu termene și responsabili. Echipa pontează pe task pe măsură ce lucrează.
Aprobare
Materialele ajung la client, iar feedback-ul se salvează pe versiune. Nimic nu pleacă la publicare fără o aprobare înregistrată.
Raport și factură
La final de lună generezi raportul către client și factura recurentă, cu bugetul media pe linie separată, trimisă direct în SPV.
Decizii pe marjă
Vezi marja pe fiecare client și decizi unde renegociezi retainerul și unde propui un upsell.
Pentru ce alte industrii are CustomCRM variante de CRM?
CustomCRM are variante de CRM și pentru firme de servicii, avocați, săli de fitness și spa, construcții, reciclare, fleet management, imobiliare, consultanță și educație. Pentru alt domeniu, CustomCRM construiește aplicația tailor made.
- CRM ServiciiCereri, programări, echipe pe teren și abonamente de mentenanță.
- CRM LegalDosare, termene, pontaj pe dosar și facturare din ore.
- CRM Fitness & SpaAbonamente, check-in, rezervări la clase și terapeuți.
- CRM ConstrucțiiOfertare, situații de lucrări, subcontractori, e-Transport.
- CRM ReciclareCântăriri, coduri de deșeu, rute de colectare și raportări.
- CRM Fleet ManagementVehicule, șoferi, expirări, combustibil și cost pe km.
- CRM Real EstateProprietăți, potrivire cerere-ofertă, vizionări, comisioane.
- CRM ConsultanțăOportunități, proiecte pe etape, ore facturabile.
- CRM EducațieÎnscrieri, grupe, prezență, taxe și comunicare cu părinții.
- Altă industrie?Construim aplicația tailor made, pe procesul firmei tale.
CustomCRM pentru agenții de marketing digital
- Ce este: CustomCRM pentru agenții de marketing este un CRM și soft de management pentru retainere lunare, proiecte și campanii, pontaj pe client, aprobări de materiale și facturare recurentă, cu integrare SPV e-Factura.
- Beneficii cheie:
- Vezi profitabilitatea reală pe fiecare client și proiect
- Retainerele se facturează automat în fiecare lună
- Feedback-ul clientului pe materiale rămâne într-un singur loc
- Cui se adresează: agenții de marketing digital, agenții de social media, agenții de performance și PPC, agenții de branding și creație, studiouri de content, account manageri, directori de agenție
- Diferențiator: Pontajul echipei se raportează direct la orele vândute în retainer, așa că over-servicing-ul pe un client se vede în timpul lunii, nu la închiderea ei.
- Verdict rapid: CustomCRM este alegerea potrivită pentru agențiile care lucrează pe retainere și vor să știe ce client aduce bani și ce client consumă echipa. Concret, la final de lună vezi într-un singur raport orele pontate, fee-ul facturat și bugetul media refacturat pe fiecare client.
Prin ce diferă un CRM pentru agenții de Excel sau de un CRM generic?
Un CRM generic urmărește vânzarea, Excel-ul ține orele, iar CustomCRM leagă retainerul, pontajul, aprobările și factura de același client. Dacă procesul agenției nu seamănă cu niciun model, pornim de la un CRM personalizat.
| Proces | Excel sau CRM generic | CustomCRM |
|---|---|---|
| Urmărirea retainerului | Ore estimate într-un tabel separat | Consumul de ore față de pachet, vizibil în timpul lunii |
| Pontaj | Timesheet completat din memorie, fără legătură cu clientul | Ore pontate pe task, legate de client și proiect |
| Aprobări de materiale | Email, WhatsApp și comentarii în documente partajate | Versiuni și feedback salvate pe fiecare material |
| Bugete media | Sume copiate manual pe factură | Linii separate de refacturare, cu justificative atașate |
| Facturare lunară | Factură emisă manual pentru fiecare client | Facturi recurente generate automat și trimise în SPV |
| Profitabilitate | Calculată la final de an, dacă se calculează | Marjă pe client și pe proiect, actualizată din pontaj |
Cu ce se integrează CRM-ul pentru agenția ta?
CustomCRM se poate integra cu instrumentele agenției tale. Lead-urile din Facebook Lead Ads, Google Ads și formularele de pe site intră direct în pipeline, iar emailurile din Gmail sau Outlook ajung pe fișa clientului.
Pentru contabilitate, conectăm CRM-ul cu programe folosite în România, de exemplu SmartBill, Oblio sau Saga. Pentru orice alt sistem există API, detaliat pe pagina de funcționalități.
Exporturile repetitive din conturile de ads se pot prelua prin automatizări RPA, iar agențiile care vând și consultanță strategică pot folosi module din CRM-ul pentru firme de consultanță.
- SPV ANAF și e-Factura
- SmartBill, Oblio, Saga
- Gmail și Outlook
- Calendarul echipei
- Facebook Lead Ads și Google Ads
- Formulare de pe site
- Extrase bancare
- API pentru alte sisteme
Întrebări frecvente despre CRM pentru agenții de marketing
Cât costă un CRM pentru o agenție de marketing?
Prețul CustomCRM depinde de modulele alese și de utilizare, nu de numărul de utilizatori. Poți adăuga în cont designeri, copywriteri sau colaboratori externi fără cost suplimentar pentru fiecare persoană. Plătești doar modulele pe care agenția ta le folosește, iar oferta exactă o primești după consultanța gratuită, în care analizăm cum lucrați acum.
Se integrează cu SPV ANAF, e-Factura și programul de contabilitate?
Da, facturile emise din CustomCRM pleacă automat în SPV ANAF, iar statusul fiecăreia se vede direct în CRM. Facturile primite de la furnizori se preiau automat. Pentru contabilitate, CRM-ul se poate integra cu programe folosite în România, de exemplu SmartBill, Oblio sau Saga, ca să nu introduci aceeași factură de două ori.
Putem muta în CRM datele din Excel sau din alt soft?
Da, migrăm clienții, contactele, retainerele active și istoricul de proiecte din Excel, Google Sheets sau din aplicația folosită acum. Înainte de import curățăm duplicatele și stabilim împreună ce date păstrăm. Echipa învață platforma într-un training de 1-2 ore, așa că trecerea se face în paralel cu livrările curente.
Cât durează implementarea unui CRM pentru agenție?
Durata depinde de modulele alese și de cât de mult diferă procesul agenției tale de baza de pornire, așa că o stabilim la consultanța gratuită. Livrăm pe etape. De obicei începi cu clienții, retainerele și pontajul, apoi adăugăm aprobările, rapoartele și integrările, ca echipa să lucreze în CRM cât mai devreme.
De ce nu un CRM generic sau un tool de project management?
Un CRM generic urmărește vânzarea, iar un tool de project management urmărește task-urile, dar niciunul nu leagă orele pontate de retainer și de factură. CustomCRM pornește de la o bază gândită pentru agenții și o adaptează procesului tău, deci profitabilitatea pe client iese din datele zilnice, nu din exporturi combinate manual.
Cum se refacturează bugetele media către client?
Bugetul media se înregistrează separat de fee-ul de management, pe fiecare client și campanie. La facturare apare pe linie distinctă, cu documentele justificative atașate, iar comisionul agenției se calculează după regula din contract. Clientul vede clar ce reprezintă spend-ul din platforme și ce reprezintă munca echipei tale.