Soft de fleet management și CRM pentru flote de vehicule
Ții vehiculele, șoferii și documentele lor într-un singur sistem, vezi cât te costă fiecare mașină pe kilometru și facturezi cursele din datele introduse de dispecer.
- Alerte din timp pentru ITP, RCA, rovinietă
- Cost total pe vehicul și pe kilometru
- Curse, e-Transport și facturi legate
Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719
Companii care lucrează cu echipa CustomCRM
Ce probleme rezolvă un soft de fleet management?
Un soft de fleet management rezolvă problema datelor împrăștiate: documentele mașinilor, costurile, cursele și facturile stau în locuri diferite și nimeni nu le vede împreună. CustomCRM le adună pe fișa fiecărui vehicul și a fiecărei curse.
Documente care expiră pe nepusă masă
ITP-ul, RCA-ul sau atestatul unui șofer expiră, iar afli la un control în trafic. Un tabel Excel nu trimite alerte.
Costuri pe care nu le poți lega de o mașină
Combustibilul, service-ul și daunele vin pe documente diferite. Știi cât a costat flota, dar nu și care vehicul îți mănâncă marja.
Foi de parcurs scrise de mână
Șoferii completează foile seara, din memorie. Kilometrii nu bat cu GPS-ul, iar contabilitatea primește hârtii greu de verificat.
Curse care nu ajung pe factură
Cursele stau într-un fișier, facturarea în alt program. Staționările și kilometrii suplimentari se pierd pe drum.
GPS-ul arată poziția, nu profitul
Platforma de GPS îți spune unde e camionul. Nu îți spune cât a încasat cursa sau când expiră asigurarea.
Ce module are un soft de fleet management CustomCRM?
Un soft de fleet management CustomCRM are module pentru vehicule, șoferi, alerte, foi de parcurs, combustibil, service, curse, contracte și facturare. Alegi doar modulele de care are nevoie flota ta.
Fișa vehiculului și costul total
Fiecare mașină are o fișă cu documentele, kilometrajul și istoricul complet. Tot aici vezi costul total al vehiculului, adunat din combustibil, service, daune, asigurări și taxe.
Șoferi, permise și atestate
Ții permisul, atestatul profesional, cardul tahograf și fișa medicală ale fiecărui șofer. Cine are un document expirat poate fi scos automat de la alocarea curselor.
Alerte de expirare
Notificările pleacă din timp către persoana responsabilă și rămân deschise până când documentul nou e încărcat.
- ITP, RCA, CASCO, rovinietă
- Revizii pe kilometri sau pe dată
- Permise, atestate, card tahograf
Integrare GPS și foi de parcurs
CustomCRM se poate integra cu furnizorul de GPS pe care îl folosești deja, ca să preia kilometrii și traseele. Din ele se generează foaia de parcurs, pe care șoferul doar o confirmă.
Combustibil și carduri de alimentare
Alimentările de pe cardurile de combustibil se importă pe vehicul și pe șofer, iar cele care nu se potrivesc cu traseul ies în evidență.
Daune, service și revizii
Fiecare daună are poze, dosar de asigurare și reparația aferentă, iar service-ul rămâne pe istoricul vehiculului.
Comenzi de transport, curse și e-Transport
Comanda clientului devine cursă, cu vehicul, șofer și puncte de încărcare. Pentru mărfurile sub e-Transport, codul UIT se generează din cursă.
Contracte de transport și de închiriere
Contractele cadru și contractele de rent-a-car se generează din șabloane, cu tarifele și perioada completate automat. La închiriere, procesul-verbal de predare-primire notează kilometrajul, combustibilul și daunele existente.
Facturare pe cursă, pe kilometru sau pe contract
Facturezi o cursă, kilometrii dintr-o lună sau un abonament din contract. Facturile pleacă automat în SPV prin e-Factura, cu remindere la scadență.
Incluse în orice CustomCRM
- FacturareFacturi, proforme și facturi recurente, încasări, scadențe și remindere de plată.
- ContractareContracte, anexe și acte adiționale generate din șabloane, cu alerte de expirare.
- e-Factura SPV ANAFFacturile pleacă automat în SPV, statusul apare în CRM, facturile de la furnizori intră singure.
- e-TransportDeclarații e-Transport și coduri UIT generate din comenzi, acolo unde transporți bunuri cu risc fiscal ridicat.
- Rapoarte și dashboardVânzări, încasări, productivitate și profitabilitate, pe roluri.
- Integrări și APICustomCRM se poate integra cu programul de contabilitate, emailul, calendarul, formularele de pe site și lead-urile din campanii, iar pentru alte sisteme există API.
Vezi modulele acestea pe un exemplu real
În demo îți arătăm fluxul complet pe un caz apropiat de firma ta. Sau începem cu o oră de consultanță gratuită, în care analizăm procesul tău.
Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719
Cum arată o cursă în CustomCRM, de la comandă la încasare?
O cursă în CustomCRM trece prin cinci etape: comandă, alocare, documente, închidere și facturare. Fiecare etapă folosește datele celei anterioare, deci nimeni nu introduce aceeași informație de două ori.
Comanda intră în sistem
Dispecerul înregistrează comanda primită pe email, de pe site sau la telefon, cu tariful preluat din contract.
Dispecerul alocă vehiculul și șoferul
Sistemul arată mașinile libere și șoferii cu documente valabile. Un ITP care expiră înainte de cursă se vede înainte de confirmare.
Documentele de cursă se generează
Codul UIT, comanda de transport și instrucțiunile pleacă din datele cursei. Șoferul le vede pe telefon, în browser.
Cursa se închide cu cheltuielile ei
Kilometrii din GPS, alimentările, taxele de drum și staționările se adaugă pe cursă, iar foaia de parcurs rezultă din aceleași date.
Factura pleacă, încasarea se urmărește
Factura se emite pe cursă sau lunar și pleacă în SPV. Scadența intră în lista de încasări, cu reminder către client.
Pentru ce alte industrii are CustomCRM variante de CRM?
CustomCRM are variante de CRM și pentru agenții de marketing, firme de servicii, avocați, săli de fitness și spa, construcții, reciclare, imobiliare, consultanță și educație. Pentru alt domeniu, CustomCRM construiește aplicația tailor made.
- CRM Digital MarketingRetainere, proiecte, pontaj și profitabilitate pe client.
- CRM ServiciiCereri, programări, echipe pe teren și abonamente de mentenanță.
- CRM LegalDosare, termene, pontaj pe dosar și facturare din ore.
- CRM Fitness & SpaAbonamente, check-in, rezervări la clase și terapeuți.
- CRM ConstrucțiiOfertare, situații de lucrări, subcontractori, e-Transport.
- CRM ReciclareCântăriri, coduri de deșeu, rute de colectare și raportări.
- CRM Real EstateProprietăți, potrivire cerere-ofertă, vizionări, comisioane.
- CRM ConsultanțăOportunități, proiecte pe etape, ore facturabile.
- CRM EducațieÎnscrieri, grupe, prezență, taxe și comunicare cu părinții.
- Altă industrie?Construim aplicația tailor made, pe procesul firmei tale.
Soft de fleet management CustomCRM, pe scurt
- Ce este: CustomCRM pentru fleet management este un soft de gestiune a flotei și CRM construit pe procesul firmei: vehicule, șoferi, alerte de expirare, curse, costuri și facturare. Se folosește în transport, distribuție, curierat, rent-a-car și la companiile cu flote proprii de serviciu.
- Beneficii cheie:
- Alerte din timp pentru documentele care expiră
- Cost real pe vehicul și pe kilometru
- Curse facturate din datele deja introduse
- Cui se adresează: firme de transport marfă, firme de distribuție, firme de curierat, companii de rent-a-car, companii cu flote de serviciu, manageri de flotă
- Diferențiator: Fișa fiecărui vehicul adună documentele, alertele, consumul, daunele și cursele lui, iar costul pe kilometru se calculează din aceleași date din care pleacă facturile către clienți.
- Verdict rapid: CustomCRM este alegerea potrivită pentru firmele cu flotă care vor vehiculele, cursele și facturarea în același sistem, nu împărțite între GPS, Excel și programul de facturare. Concret, vezi în fiecare dimineață ce documente expiră, ce mașini sunt libere și cât a costat fiecare cursă.
Cum afli costul total pe vehicul și pe kilometru?
Costul total pe vehicul înseamnă toate cheltuielile unei mașini (combustibil, service, anvelope, daune, asigurări, rovinietă, leasing) împărțite la kilometrii parcurși în aceeași perioadă. În CustomCRM se calculează singur, pentru că fiecare cheltuială e legată de vehicul din momentul în care intră în sistem.
Cifra arată ce ascunde un total pe flotă: mașina care costă mai mult decât aduce, traseul care nu își acoperă cheltuielile, clientul cu tarif prea mic. La flotele de serviciu vezi cât costă de fapt mașina fiecărui coleg.
Prin ce diferă un soft de fleet management de Excel sau de un CRM generic?
CustomCRM leagă vehiculul, șoferul, cursa și factura, în timp ce Excel ține liste separate, iar un CRM generic nu știe ce e un vehicul sau un kilometru.
| Proces | Excel sau CRM generic | CustomCRM pentru flote |
|---|---|---|
| Expirări ITP, RCA, rovinietă | Coloană cu date, verificată când își amintește cineva | Alerte automate către responsabil, cu documentul nou atașat |
| Alocarea curselor | Dispecerul verifică manual disponibilitatea | Doar vehiculele și șoferii liberi, cu documente valabile |
| Foi de parcurs | Completate de mână la final de zi | Generate din datele GPS, confirmate de șofer |
| Cost pe vehicul | Calculat ocazional, din mai multe fișiere | Actualizat continuu, pe vehicul și pe kilometru |
| Facturarea curselor | Kilometri copiați în programul de facturare | Factură generată din cursă și trimisă în SPV |
| Rent-a-car | Rezervări în calendar, contracte în Word | Calendar de disponibilitate, contract și PV de predare generate automat |
Cu ce se integrează softul de fleet management CustomCRM?
CustomCRM se poate integra cu furnizorul de GPS pe care îl ai deja, prin API sau prin exporturile lui, deci nu schimbi echipamentele din mașini.
Facturile pleacă în SPV prin e-Factura, codurile UIT se generează din curse, iar datele se pot sincroniza cu contabilitatea. Vezi și funcționalitățile comune. Dacă faci și distribuție din depozit, flota se poate extinde cu stocuri într-un ERP personalizat, iar portalurile clienților mari se pot completa prin automatizări RPA.
- Furnizorul de GPS existent, prin API sau export
- Rapoartele emitenților de carduri de combustibil
- SPV ANAF: e-Factura și e-Transport
- Programe de contabilitate (de exemplu SmartBill, Oblio, Saga)
- Extrase bancare, email și calendar (Gmail, Outlook)
- API pentru orice alt sistem
Întrebări frecvente despre fleet management
Cât costă un soft de fleet management CustomCRM?
Prețul CustomCRM depinde de modulele alese și de utilizare, nu de numărul de utilizatori. Poți da acces tuturor șoferilor, dispecerilor și colegilor din service fără cost suplimentar pe cont. Nu plătești funcții pe care nu le folosești, iar oferta se face după consultanța gratuită, când știm câte vehicule și integrări ai.
Se integrează cu SPV, e-Factura, e-Transport și contabilitatea?
Da, integrarea cu SPV ANAF este inclusă. Facturile pentru curse pleacă automat prin e-Factura, statusul se vede în CustomCRM, iar facturile de la furnizori (service, combustibil, piese) se preiau automat. Codurile UIT pentru e-Transport se generează din cursă, iar datele se pot sincroniza cu SmartBill, Oblio sau Saga.
Pot muta evidența flotei din Excel în CustomCRM?
Da, evidența din Excel se importă. Preluăm vehiculele, șoferii, datele de expirare ale documentelor, clienții și contractele active, apoi le verificăm împreună cu tine. Dacă folosești alt soft de flotă, preluăm datele din exporturile lui. Alertele de expirare funcționează din prima zi, pe datele importate.
Cât durează implementarea unui soft de fleet management?
Durata depinde de modulele alese și de integrări, așa că o stabilim la consultanța gratuită. Livrăm pe etape: poți porni, de exemplu, cu evidența vehiculelor și alertele de expirare, apoi adaugi cursele, combustibilul și facturarea. Echipa învață platforma în 1-2 ore de training, pe datele ei.
Prin ce diferă CustomCRM de platforma furnizorului de GPS sau de un CRM generic?
Platforma de GPS urmărește mașina, un CRM generic urmărește clientul, iar CustomCRM le leagă de cursă și de factură. Păstrezi GPS-ul actual și îi folosești datele pentru foi de parcurs și cost pe kilometru. Fluxul se construiește pe felul în care lucrează dispecerii tăi, detaliat pe pagina De ce CustomCRM.
Șoferii pot folosi CustomCRM de pe telefon?
Da, șoferii folosesc CustomCRM din browserul telefonului, fără să instaleze o aplicație. Văd cursele alocate și documentele de transport, confirmă foaia de parcurs și încarcă poze cu daune sau bonuri. Accesul e pe roluri: un șofer vede doar cursele și vehiculele lui, nu și datele financiare.