CRM pentru educație: înscrieri, prezență și taxe lunare fără tabele

CustomCRM ține evidența fiecărui elev sau cursant de la înscriere la certificat: grupa, orarul, prezența, contractul și taxele. Părinții primesc facturile la timp, iar tu vezi restanțele pe familie.

Înscrieri și liste de așteptare pe grupă
Facturare lunară din abonament
Restanțe vizibile pe fiecare familie

Programează un demo

O oră de consultanță gratuită

Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719

Companii care lucrează cu echipa CustomCRM

Ce probleme rezolvă un CRM într-o școală privată sau într-un centru de cursuri?

Un CRM pentru educație preia munca administrativă care se repetă lunar: taxe, prezență și mesaje către părinți. În CustomCRM aceste evidențe pornesc din fișa elevului și nu mai trebuie reconciliate între tabele.

Liste de așteptare în caiet

Părinții sună din primăvară pentru septembrie, iar cererile se notează pe hârtie. Când se eliberează un loc, nu mai e clar cine era primul.

Taxe bifate de mână în Excel

Secretariatul bifează plățile din extras una câte una. Când un părinte plătește pentru doi copii într-o singură tranșă sau trimite altă sumă, reconcilierea durează ore.

Prezență care nu ajunge la facturare

Prezența se notează pe o foaie sau într-o aplicație separată. La abonamentele pe ședințe, datele trebuie copiate înainte de factură.

Comunicare împrăștiată pe grupuri

Anunțurile pleacă pe grupuri de mesagerie administrate de profesori diferiți. Un părinte nou nu e adăugat la timp, altul primește mesajele altei grupe.

Plata profesorilor colaboratori

Profesorii plătiți pe oră trimit pontajul pe email, iar secretariatul îl compară manual cu orarul.

Ce module are un program de gestiune pentru o școală privată?

Un program de gestiune pentru școală privată are în centru fișa elevului, legată de grupă, orar, prezență, contract și taxe. CustomCRM adaugă comunicarea cu părinții, facturarea recurentă cu e-Factura și orele pe profesor, iar tu alegi modulele de care ai nevoie.

Înscrieri și liste de așteptare

Cererile din formularul de pe site intră pe lista de așteptare a grupei dorite, în ordinea sosirii. Când se eliberează un loc, CRM-ul îți arată următorul copil de pe listă.

Etape: cerere, vizită sau test de nivel, ofertă, înscris
Reînscrieri pentru anul următor

Grupe, clase și orar

Organizezi elevii pe clase, grupe de vârstă sau niveluri de limbă, cu sală, profesor și interval orar. Suprapunerile se văd înainte de prima oră.

Prezență din telefon

Profesorul bifează prezența de pe telefon. O absență poate declanșa un mesaj către părinte, iar la abonamentele pe ședințe prezența scade automat din pachet.

Comunicare cu părinții și cursanții

Trimiți anunțuri pe email către o grupă, o clasă sau toată școala, direct din CRM. Fiecare mesaj rămâne în istoricul familiei.

Contracte de școlarizare

Contractul de școlarizare sau de formare se generează din șablon, cu datele părintelui, ale copilului și taxa aleasă. Actele adiționale pornesc tot din șablon.

Taxe, abonamente și facturare recurentă

Setezi taxa lunară, taxa de înscriere, abonamentele pe ședințe și opționalele, cum ar fi masa sau transportul. Facturile lunare se emit automat și pleacă în SPV prin integrarea e-Factura.

Reduceri pentru frați sau plată anticipată
Facturare către firmă pentru cursurile angajaților

Restanțe și încasări

Plățile din extrasul bancar se potrivesc cu facturile, dacă îl conectezi. Restanțele se văd pe familie, iar reminderele pleacă automat după scadență.

Profesori și ore predate

Fiecare profesor are orarul, grupele și orele predate. Raportul lunar stă la baza plății colaboratorilor.

Certificate și diplome

La final de curs, certificatele de participare sau diplomele interne se generează din șablon, iar CRM-ul păstrează evidența celor eliberate.

Incluse în orice CustomCRM

FacturareFacturi, proforme și facturi recurente, încasări, scadențe și remindere de plată.
ContractareContracte, anexe și acte adiționale generate din șabloane, cu alerte de expirare.
e-Factura SPV ANAFFacturile pleacă automat în SPV, statusul apare în CRM, facturile de la furnizori intră singure.
Documente și permisiuniArhivă de documente, roluri și permisiuni pe utilizator, istoric complet pe fiecare client.
Rapoarte și dashboardVânzări, încasări, productivitate și profitabilitate, pe roluri.
Integrări și APICustomCRM se poate integra cu programul de contabilitate, emailul, calendarul, formularele de pe site și lead-urile din campanii, iar pentru alte sisteme există API.

Vezi modulele acestea pe un exemplu real

În demo îți arătăm fluxul complet pe un caz apropiat de firma ta. Sau începem cu o oră de consultanță gratuită, în care analizăm procesul tău.

Programează un demoPrezentare live pe platformă, cu exemple din industria ta O oră de consultanță gratuităAnalizăm procesul și îți spunem ce merită automatizat

Preferi telefonul? Sună la +40 729 743 719

Cum arată un an școlar în CustomCRM, de la înscriere la certificat?

Un an școlar în CustomCRM urmează ciclul pe care îl ai deja: înscrieri în primăvară, contracte înainte de început, prezență și facturare lunară, certificate la final.

Cerere de înscriere

Părintele completează formularul de pe site, iar cererea intră pe lista de așteptare a grupei.

Evaluare și ofertă

Programezi vizita sau testul de nivel, apoi trimiți oferta cu taxele programului.

Contract și grupă

Generezi contractul de școlarizare, iar copilul trece din lista de așteptare în grupă. Factura pentru taxa de înscriere pleacă automat.

Prezență și taxe lunare

Profesorii bifează prezența, iar la început de lună CRM-ul emite facturile recurente și semnalează restanțele.

Final de an sau de curs

Emiți certificatele și deschizi reînscrierile. Familiile active primesc oferta înaintea listei de așteptare.

Pentru ce alte industrii are CustomCRM variante de CRM?

CustomCRM are variante de CRM și pentru agenții de marketing, firme de servicii, avocați, săli de fitness și spa, construcții, reciclare, fleet management, imobiliare și consultanță. Pentru alt domeniu, CustomCRM construiește aplicația tailor made.

CustomCRM pentru educație, pe scurt

Ce este: CustomCRM pentru educație este un CRM și program de gestiune pentru școli private, grădinițe, centre de cursuri și furnizori de formare profesională, care leagă înscrierile, grupele, prezența, contractele și taxele.
Beneficii cheie:
- Înscrieri și liste de așteptare într-un singur loc
- Taxe lunare facturate automat, cu restanțele urmărite pe familie
- Comunicare cu părinții din CRM, nu de pe grupuri personale
Cui se adresează: școli private, grădinițe private, centre de meditații, școli de limbi străine, after-school, centre de formare profesională, furnizori de cursuri pentru adulți
Diferențiator: Contul de plătitor: un părinte cu mai mulți copii în grupe diferite sau o firmă care trimite mai mulți angajați la curs primește o singură factură lunară, cu reducerile aplicate și o singură situație a restanțelor.
Verdict rapid: CustomCRM e alegerea potrivită pentru unitățile de învățământ private și furnizorii de cursuri care încasează taxe recurente și vor înscrierile, prezența și plățile în același sistem. Concret, știi la început de lună cine are de plătit, cine a rămas în urmă și câte locuri libere ai pe grupă.

Prin ce diferă un CRM pentru educație de Excel sau de un CRM generic?

CustomCRM știe ce e o grupă, o prezență și o taxă lunară. Un CRM generic urmărește vânzări unice, iar Excel nu leagă prezența de factură.

Proces	Excel sau CRM generic	CustomCRM
Înscrieri	Listă pe hârtie, fără ordine clară	Liste de așteptare pe grupă, în ordinea cererilor
Prezență	Foaie sau aplicație separată	Bifată de pe telefon, legată de facturare
Taxe lunare	Facturi emise manual, una câte una	Facturare recurentă automată, cu e-Factura
Restanțe	Reconciliere manuală cu extrasul	Restanțe pe familie, cu remindere
Comunicare	Grupuri de mesagerie ale fiecărui profesor	Mesaje din CRM, cu istoric pe familie
Ore profesori	Pontaj trimis pe email	Ore calculate din orar și prezență

Cu ce se integrează un CRM pentru școli și centre de cursuri?

CustomCRM pentru educație se poate integra cu SPV ANAF pentru e-Factura, cu programul de contabilitate, cu extrasele bancare și cu formularul de înscriere de pe site.

Pentru SMS, CRM-ul se poate integra cu un furnizor de mesaje, iar o platformă de cursuri online o conectăm prin API. Operațiunile lunare repetitive se pot rezolva cu automatizări RPA. Toate modulele sunt pe pagina de funcționalități.

SPV ANAF și e-Factura
Programe de contabilitate, de exemplu SmartBill, Oblio, Saga
Extrase bancare, pentru potrivirea plăților
Gmail și Outlook, pentru email și calendar
Furnizor de SMS, pentru anunțuri și remindere
API pentru platforme de cursuri online

Întrebări frecvente despre CRM pentru educație

Cât costă un program de gestiune pentru o școală privată?

Prețul CustomCRM depinde de modulele alese și de utilizare, nu de numărul de utilizatori. Poți da acces tuturor profesorilor, inclusiv colaboratorilor plătiți pe oră, fără cost suplimentar pe cont. Oferta se face după consultanța gratuită, unde stabilim de ce module ai nevoie.

Pot trimite facturile către părinți prin e-Factura direct din CRM?

Da, facturile lunare și cele de înscriere pleacă automat în SPV ANAF, iar statusul fiecăreia se vede în CustomCRM. Facturile de la furnizori, de exemplu pentru catering, se preiau tot automat. CRM-ul se poate integra cu programe de contabilitate precum SmartBill, Oblio sau Saga.

Pot muta elevii și situația plăților din Excel?

Da, elevii, părinții, grupele, taxele și soldurile restante se pot importa din Excel sau din programul actual. Echipa CustomCRM verifică datele înainte de import și leagă frații de același cont de familie. Mutarea se face de obicei între două luni de facturare, ca soldurile să pornească curat.

Cât durează implementarea CustomCRM într-o școală sau un centru de cursuri?

Durata depinde de modulele alese, de numărul de programe și de datele mutate. O stabilim la consultanța gratuită și livrăm pe etape, de obicei întâi înscrierile, grupele și facturarea, apoi prezența, comunicarea și certificatele. Secretariatul și profesorii învață platforma în 1-2 ore de training.

De ce nu ar fi suficient un CRM generic pentru o școală privată?

Un CRM generic e construit pentru vânzări unice. O școală lucrează cu relații recurente: elevul are o grupă, un orar, o taxă lunară și un părinte care plătește uneori pentru mai mulți copii. CustomCRM pornește de la această structură. Vezi și CRM-ul pentru săli de fitness, construit tot pe abonamente.

Cum sunt protejate datele copiilor în CustomCRM?

Datele copiilor sunt vizibile doar pentru rolurile care au nevoie de ele: secretariatul vede fișa completă, profesorul vede grupa și prezența. Acordurile părinților, de exemplu pentru fotografii sau pentru ridicarea copilului, se înregistrează în fișa elevului. Politica de protecție a datelor rămâne a unității tale.